En entreprise, la gestion des notes de frais peut rapidement devenir un casse-tête. Oublis d’enregistrement de dépenses, difficultés avec le système en place, mauvaise entrée des données, … Il en faut peu pour que la comptabilité perde le fil des achats réalisés par l’entreprise. Pour éviter que les notes de frais ne deviennent un gouffre financier, suivez les 7 conseils que nous vous donnons.
1. Mettre sur pied une politique de dépenses
Pour être efficace, une politique de dépenses se doit de tenir compte de votre réalité. Prenez le temps nécessaire pour analyser soigneusement votre situation. Quels sont les points à améliorer ? De façon générale, quels sont les problèmes qui reviennent régulièrement ?
Ce n’est qu’en répondant à ces questions que vous serez en mesure d’établir un cadre fonctionnel. Ce dernier devra absolument inclure certains éléments tels que le plafond de certaines dépenses, les délais nécessaires à la justification des sorties et les pièces à joindre.
2. Définir le mode de remboursement
En entreprise, les frais engagés pour mener à bien une opération peuvent être remboursés de 2 façons :
- le remboursement des dépenses réelles : dans ce cas, l’employé doit fournir les factures et autres justificatifs pour percevoir la somme exacte qui a été dépensée ;
- le remboursement forfaitaire : une somme est définie en amont, elle est allouée au salarié qui n’a alors aucun document à transmettre à sa hiérarchie.
3. Digitaliser les procédures
Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de recourir à des supports physiques pour gérer efficacement vos notes de frais. Grâce au développement de certaines applications mobiles, la transmission et le traitement de ces dépenses sont désormais automatiques. Prenez une photo des reçus, tickets, etc. et téléchargez-la dans un logiciel. Ce dernier se charge alors de la suite des opérations.
4. Permettre le suivi en temps réel des dépenses
En administration, les difficultés sont souvent dues au décalage des opérations. Alors que les personnels de terrain enregistrent les notes de frais, les comptables ne les reçoivent qu’après un ou plusieurs jours. Remédiez à ce problème en installant des logiciels qui permettent de suivre en temps réel les dépenses.
5. Dédier une carte bancaire aux achats de l’entreprise
Vous pouvez fournir des cartes de paiements liées au compte de l’entreprise pour faciliter les dépenses de vos collaborateurs tout en les maîtrisant.
En allouant un moyen de paiement à vos agents de terrain, vous centralisez les dépenses et facilitez donc leur suivi.
6. Effectuer régulièrement des contrôles et des rapports
De temps en temps, enfilez votre casquette d’inspecteur et analysez les notes de frais. Priorisez celles dotées de montants inhabituels ou qui ont été effectuées durant les week-ends. De même, pensez à rechercher les doublons afin de réduire les coûts.
En plus de ces contrôles, établissez des rapports mensuels, trimestriels et annuels.
7. Éviter les lourdeurs administratives
Pour que les notes de frais soient rapidement traitées, ne mettez pas plus de 2 niveaux de validation. Idéalement, le mot du supérieur hiérarchique et du comptable devrait suffire à confirmer les dépenses. À noter qu’encore une fois, il existe des outils qui permettent d’automatiser ce processus.
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