L’absentéisme est un des points clé à surveiller pour tout entrepreneur désirant pérenniser son activité. Facteur coûteux (payer l’absent, heures supplémentaires pour compenser l’absence et autres impacts négatifs sur les employés et les clients), il doit être compensé par une équipe compétente et qualifiée. Le coût de l’absentéisme représenterait plus de 100 milliards d’euros par an.
En suivant ces quelques conseils, vous serez en mesure de remédier au mieux les absences dans votre entreprise.
Actualiser son planning
Un logiciel de planning vous octroie une vue intégrale des plannings à venir. Ainsi, il vous est aisé d’autoriser ou non les absences (congés, RTT etc.) selon les besoins et l’effectif de votre entreprise.
Le Manager est le plus à même d’estimer le nombre de personnes à mobiliser. Par conséquent, il doit être celui qui valide ou non ces différentes demandes. Votre logiciel doit posséder des compteurs permettant au Manager de quantifier le nombre de congés pris ainsi que le solde restant par employé afin d’adapter les demandes aux besoins de la boîte. Il est aussi vital d’actualiser régulièrement les différentes absences et demandes de RTT/congés.
Ce planning peut alors être mis à disposition des employés afin de leur permettre de planifier leurs absences sans nuire à l’entreprise selon ManaTime, créateur d’un logiciel de planning
Définir les absences
La meilleure façon de limiter les absences handicapantes est de les encadrer. Ainsi, vous devez exiger de vos employés de prévoir un maximum d’absences. Il est possible de prévoir les congés payés (les jours fériés, de ponts, les lundis et vendredis et les vacances estivales et scolaires sont les plus prisés), congés anticipés (congés pas encore acquis, libre à l’entreprise de les accepter ou non) et congés non payés (incluant visites médicales et congés de formation).
Il est aussi possible qu’un employé ne se présente pas pour différents motifs. Il peut fournir un justificatif (maladie principalement) ou ne pas en avoir (blessure, problèmes personnels ou professionnels, transport impossible etc.). Afin de pallier l’absence imprévue, il faut prévoir un remplacement interne voire l’emploi d’un CDD (si l’absence se prolonge). Si l’employé absent ne justifie pas son absence et ne se présente pas au travail, différents avertissements et sanctions sont envisageables. L’intérêt d’une solution de gestion centralisée est alors de permettre de compenser rapidement et efficacement le manque généré.
Suivre et prévenir l’absentéisme
Prendre compte la durée, les causes et de la fréquence d’absentéisme permet de prévenir un éventuel mal-être des employés. Une bonne gestion de l’effectif et de son bien-être permet de ne pas rémunérer des heures supplémentaires ou des employés temporaires. De plus, prévoir un nombre d’heures d’absentéisme tolérable par employé est vital pour toute entreprise souhaitant minimiser le déficit de production et les heures supplémentaires.
Il existe une relation étroite entre bien-être et productivité. Les entreprises proposant des initiatives de mieux-être font face à moins d’absences imprévues. Cela paraît logique puisque le lieu de travail est la principale source de stress. Mettre ses employés à l’aise et en confiance est alors un enjeu crucial dans leur fidélisation.
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