Parfois, rien ne vaut une bonne réunion de travail pour résoudre un problème important. Sauf que, mal préparé, un meeting prometteur se transforme rapidement en une perte de temps prodigieuse. Apprenez comment organiser des réunions de travail qui aident réellement à l’atteinte de vos objectifs.
1. Tenir des réunions uniquement en cas de réel besoin
Tous les sujets ne se prêtent pas à des réunions. Si le souci est minime ou qu’il n’y a pas réellement matière à débattre, il est inutile de convoquer vos collaborateurs. En établissant une politique de réunion mensuelle, certaines entreprises pensent améliorer leurs performances. Ce n’est pas nécessairement vrai.
2. Bien préparer la réunion
Vous êtes décidé à organiser une réunion. Mais quel en sera le thème ? En d’autres termes, quels sont les objectifs à atteindre lors de cette réunion ? Notez-les sur un document pour être sûr de ne rien oublier et de les rendre plus spécifiques.
Une fois les objectifs clairement établis, établissez la liste des personnes-ressources indispensables à la réussite de la réunion. Vous n’êtes pas tenu de convoquer tout le personnel ou même tous les membres d’un département. Il est préférable d’interagir avec celui/celle qui est réellement en mesure d’influencer l’issue de la situation.
Pensez aussi à communiquer les sujets qui seront abordés, et les documents à lire pour que vos collaborateurs en aient une meilleure connaissance.
3. Planifier la réunion
Une réunion réussie est un meeting préparé en amont. Entraînez-vous à animer une réunion.
Définissez les sujets à aborder, en particulier les points de divergence. Allouez, à l’avance, le temps à chaque sujet en fonction de son importance.
Anticiper les interventions et éventuelles divergences pour avoir des échanges calmes et équilibrés.
Ouvrez toujours la réunion avec une introduction qui permet de rappeler les enjeux et le contexte. A la fin, n’oubliez pas de rappeler les décisions prises lors de la réunion et ce qu’il faut faire pour la suite.
4. Réserver une salle
Plus le lieu de la réunion est calme et fonctionnel, plus vous avez la garantie d’avoir de bons résultats. Pensez également à sélectionner un jour et une heure propice. Choisissez une salle en tenant compte du nombre d’invités, l’accès à internet et la présence de matériel (projecteur, paper board, etc.). Surtout, pensez à réserver la salle. Si les salles de vos locaux ne conviennent pas, il est tout à fait possible de réserver des salles à l’extérieur qui sont prêtes et fonctionnelles.
5. Notifier les participants
Une fois tout le travail de fond accompli, il est temps de convier les participants à la réunion. Par email, donnez-leur toutes les informations :
- Date ;
- Horaires ;
- Lieu et plan si la réunion se tient à l’extérieur ;
- Objectifs et sujets à aborder ;
Tout doit être mis en œuvre pour qu’ils viennent préparés.
6. Limiter la réunion dans le temps
Pour éviter de tourner en rond, attribuez une durée précise à votre réunion, dans l’idéal moins de 2 heures. Ainsi, les participants ne se lasseront pas et pourront vous accorder leur pleine attention. De plus, leurs interventions seront concises.
7. Engager les participants
Il n’y a rien de plus ennuyant qu’une réunion où le présentateur fait son solo en face d’une audience passive. Posez des questions. Passez la parole. Créez des interactions pour que l’assemblée soit réellement constructive et passionnante.
8. Faites rédiger un procès-verbal
Avant de lancer la réunion, désignez une personne qui sera chargée de rédiger le procès-verbal. Ainsi, il sera facile de se remémorer les décisions et engagements pris en assemblée.
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