Le télétravail permet de travailler à distance chez soi tout en continuant à collaborer avec ses collègues, puisque les projets se font généralement en équipe. Le nombre de jours en télétravail a augmenté dans la plupart des entreprises : fin 2019 on notait 1,6 jour de télétravail en moyenne contre 3,6 fin 2020 d’après le baromètre télétravail 2021 de Malakoff Humanis. Les réunions ponctuelles ou quotidiennes ne peuvent donc pas toujours se faire en présentiel : il faut savoir s’adapter et organiser des réunions en télétravail. Certains outils facilitent les échanges, à condition d’avoir une bonne connexion wifi. Dans cet article nous allons vous donner quelques conseils pour organiser des réunions en télétravail, et d’y faire adhérer vos collaborateurs. Suivez notre guide.
Choisir un logiciel de visioconférence pour organiser une réunion en télétravail
Avant même d’organiser une réunion en télétravail vous devez choisir le bon outil de visioconférence. L’avantage de la visioconférence est qu’elle permet d’échanger à l’oral avec ses collaborateurs tout en les voyant, à condition que chacun allume sa webcam, ce qui rend les réunions en télétravail plus attrayantes malgré la distance. La plupart des logiciels de visioconférence permettent aussi de partager son écran, communiquer via un chat de groupe et individuel, ce qui facilite grandement la collaboration et le suivi de la réunion par tous les participants.
Pour l’utiliser, il faut que :
- l’organisateur (vous) ait un compte sur l’outil de visioconférence et envoie une invitation à chaque collaborateur par l’envoi d’un lien de visioconférence
- chaque collaborateur (participant) ait une connexion wifi et se connecte au lien d’invitation reçu à l’heure définie
La plupart des entreprises utilisent généralement Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams (ex Skype Entreprise) selon leurs besoins ou licences. Google Meet et Microsoft Teams permettent par exemple de faire une réunion en télétravail avec jusqu’à 100 participants pendant 60 minutes dans leur version gratuite.
Il existe également sur le marché des outils avancés dédiés aux réunions virtuelles. Ces outils incorporent des fonctionnalités supplémentaires en plus de la visio-conférence ou le partage d’écran. On y retrouve par exemple un espace collaboratif commun où l’on peut importer un texte, dessin, image, lien web, vidéo, documents et fichiers visibles par tous. Parmi ces solutions, on peut citer un des leaders Klaxoon.
Bien préparer une réunion en télétravail
Pour réussir sa réunion en télétravail il faut bien la préparer en amont.
Vous devez d’abord identifier, comme pour une réunion classique en présentiel :
- la date, l’heure et la durée de la réunion en télétravail
- les objectifs de la réunion à distance
- l’ordre du jour de la réunion en télétravail pour aborder les sujets souhaités
- les slides ou contenu que chaque participant doit préparer
- les participants que vous souhaitez inviter
A vous de préciser aux participants dont vous attendez un input (contribution) le format souhaité et la date limite d’envoi. Contribution qui devra être validée en amont avant d’être partagée lors de la réunion en télétravail.
Cadrer une réunion en télétravail : les règles de savoir-vivre
Une fois tout le monde connecté au lien envoyé la réunion en télétravail commence. Pour qu’elle soit efficace il est nécessaire que chaque participant respecte certaines règles de savoir-vivre :
- être dans une pièce calme et seul si possible
- être concentré sur la réunion en évitant toute distraction (téléphone sur silencieux et écrans éteints)
- couper son micro sauf au moment de prendre la parole
- écouter et ne pas couper la parole à un intervenant
Chaque participant à la réunion en télétravail doit s’exprimer au moment voulu, même s’il arrive que les comportements des uns en présentiel se manifestent aussi à distance…. D’où l’importance de définir aussi des règles pour cadrer la parole de chacun.
Cadrer la prise de parole lors des réunions en télétravail
Certaines personnes ont du mal à prendre la parole et à s’imposer car discrètes ou manquant de confiance. Et d’autres s’expriment trop en essayant de monopoliser l’attention. Pour éviter cela il est important de cadrer aussi la prise de parole lors des réunions en télétravail.
Vous pouvez mettre en place un tour de table lorsqu’un feedback de tous les participants est nécessaire, ou bien tout simplement préciser en début de réunion à l’ensemble des participants comment prendre la parole. Cela peut se faire à l’aide du chat à l’écrit, ou bien par des symboles proposés par l’outil de visioconférence (main levée cliquable sur Zoom par exemple). Vous pouvez aussi demander au participant de lever la main mais cela serait plus adapté en présentiel…
Obtenir un feedback des participants
Dans une optique d’amélioration continue il est toujours recommandé d’obtenir des avis des participants sur l’organisation de votre réunion. Qu’elle soit présentielle ou en télétravail. Vous pouvez demander à vos collaborateurs à partir d’un questionnaire de satisfaction d’évaluer les éléments suivants :
- durée de la réunion
- efficacité de la réunion
- facilité d’échange à distance
- atteinte des objectifs de la réunion en télétravail
- pistes d’amélioration
Ce feedback vous sera précieux et vous permettra d’organiser des réunions en télétravail toujours plus améliorées dans le cadre de votre management.
Vous avez maintenant lu tous nos conseils pour organiser des réunions en télétravail, il n’y a plus qu’à les appliquer : pour motiver vos collaborateurs et équipes soyez dynamique et demandez à chaque intervenant de faire de même !
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