En tant que directeur de projet ou propriétaire d’agence, vous êtes parfois amenés à piloter la gestion de portefeuille de projets. Or, et en fonction du budget, des ressources et du calendrier, il n’est pas rare de devoir prioriser certains projets au détriment des autres tout en les menant vers leurs objectifs. Mais comment faire pour être le plus efficace possible ? Comment les mener de front simultanément pour être rentable ? Voici quelques éléments de réponse pour vous aider à maximiser votre retour sur investissement.
Logiciel : un indispensable !
Avant de vous lancer tête baissée dans 50 projets en même temps, il faut d’abord miser sur un outil technique. Et c’est justement ce que vous permet ce logiciel de gestion de portefeuille de projets. Spécialement conçu dans cette optique, il vous offre une vision à 360° avec des fonctionnalités évolutives et mises à jour tous les 2 mois.
Entièrement en français, vous pilotez le tout depuis différents tableaux de bord que ce soit pour une vision mono ou multi projets rattachée à des données quantitatives et qualitatives. Par ailleurs, il vous renseigne systématiquement sur vos ressources qui sont nommées dans le planning. Enfin, c’est un outil parfait pour gérer le budget que ce soit pour chaque projet ou par poste budgétaire.
Comment suivre le processus pas à pas ?
Généralement, la gestion d’un portefeuille de projets suit un processus bien précis dont voici les grandes lignes.
L’inventaire de départ
Tout d’abord, il convient évidemment de faire un inventaire de départ et d’identifier l’ensemble des projets en cours. Évidemment, il faut recueillir un maximum d’informations afin de pouvoir les classer dans des catégories tout en identifiant leurs objectifs à chacun. Une fois que vous aurez pu établir une stratégie, vous pourrez mettre en place une équipe de mise en œuvre qui se chargera de booster les ressources à chaque étape du suivi.
Une analyse minutieuse
Une fois que vous aurez établi un inventaire de départ et dégagé une stratégie, il vous faudra ensuite analyser chaque projet pour déterminer leurs forces et leurs faiblesses. On pense par exemple au budget, au calendrier, à toutes les ressources qui lui sont affectées… Ce sont des données essentielles que vous pourrez ensuite organiser par catégorie dans votre logiciel de gestion de portefeuille de projets. Cela vous permettra d’avoir une vue d’ensemble beaucoup plus précise et vous évitera d’éventuels doublons pour maximiser le rendement et l’efficacité.
Savoir calculer l’alignement
L’alignement consiste à vérifier si toutes vos ressources travaillent de concert sur les projets en cours. Il faut bien évidemment vérifier que toutes les initiatives en matière de stratégie soient respectées afin que tout le monde aille dans la même direction. Cela vous permettra de dégager des objectifs à court terme ainsi qu’à long terme tout en développant des stratégies d’innovation. Par ailleurs, n’oubliez jamais de faire une évaluation des risques, que ce soient les risques budgétaires ou ceux liés au calendrier.
La gestion des projets en temps réel
Grâce à votre logiciel de gestion de portefeuille projets, vous pourrez directement accéder à votre tableau de bord afin de suivre l’avancement de chacun d’entre eux. Cela vous permettra de prendre les décisions nécessaires avec pourquoi pas, des réorientations de ressources et des réaffectations budgétaires.
Savoir s’adapter en fonction des aléas
Alors évidemment, pour ce qui concerne la gestion de portefeuille de projets, rien n’est acquis ! Au contraire, il faut bien souvent s’adapter à tous les types de changements au fur et à mesure de l’avancée dans les stratégies. Quoi qu’il en soit, et grâce à ce logiciel de gestion, vous aurez certainement une meilleure vue d’ensemble pour pouvoir mieux anticiper sans jamais vous laisser devancer.
